Hoy en día, si eres empresario o autónomo es fundamental que sepas que el ritmo de crecimiento tecnológico de todos los sectores profesionales es una realidad y, por ende, deberás adaptar tu ritmo de cambio profesional en el mismo sentido.
En este caso, hoy te hablamos sobre la factura electrónica, una realidad que ha venido para quedar y su implementación pasará a ser obligatoria para determinados profesionales.
Por ello, te ofrecemos una guía para que conozcas qué es y para qué sirve dicha factura electrónica, así como, si contarás con obligación futura de implementarla.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero se emite y recibe en formato electrónico. Está regulada por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.
Según el Ministerio de Hacienda y Función Pública, “una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico”.
Características claves de la factura electrónica:
- Formato electrónico : Las facturas electrónicas deben ser emitidas y recibidas en un formato digital, como PDF, XML o Facturae, que es un formato específico utilizado en España.
- Autenticidad e integridad : La autenticidad del origen y la integridad del contenido deben estar garantizadas. Esto se puede lograr mediante la firma electrónica avanzada oa través de sistemas de intercambio de datos (EDI).
- Cumplimiento normativo : Las facturas electrónicas deben cumplir con los requisitos legales y fiscales establecidos por la Agencia Tributaria (AEAT), como el uso de un formato estructurado y la conservación durante un período mínimo de tiempo.
- Registro contable : En el caso de facturas emitidas a la Administración Pública, es obligatorio el registro en un punto general de entrada de facturas electrónicas, como FACe.
- Ventajas : La factura electrónica ofrece múltiples ventajas, como la reducción de costes de impresión y envío, una mayor rapidez en la gestión de cobros y pagos, y una mejora en la eficiencia del control fiscal y contable.
Elementos que forman la factura electrónica
Una factura electrónica en España debe incluir una serie de elementos obligatorios que son comunes a las facturas en papel, así como algunos específicos del formato digital.
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal.
- Datos del receptor: nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal.
- Número y serie de la factura.
- Fecha de emisión.
- Descripción de las operaciones: descripción del bien, precio unitario, cantidad, etc.
- Impuestos aplicables.
- Condiciones de pago.
- Tipo impositivo
- Importe total.
Con la implantación de la factura electrónica, aparecerán nuevos elementos como:
- Estado de cobro/pago de la factura.
- Códigos QR y alfanuméricos.
- La frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o «VERIFACTU».
¿Qué tipos de facturas electrónicas existen?
Es importante conocer cuáles son los distintos tipos de factura electrónica que existen para su correcta aplicación. A diferencia de las facturas tradicionales a papel, la factura electrónica resulta más sencilla de catalogar.
Así, nos encontramos los siguientes dos tipos:
Factura electrónica estructurada
La factura electrónica estructurada es un tipo de factura electrónica que se emite en un formato digital estandarizado, diseñado para permitir su procesamiento automático por sistemas informáticos. A diferencia de una factura en formato PDF o en un simple documento de texto, que suele requerir intervención manual para su interpretación, la factura estructurada contiene datos organizados en un formato específico, como XML, lo que permite que estos datos sean leídos y procesados directamente por software sin intervención humana.
Las facturas electrónicas estructuradas están codificadas en formatos específicos que siguen un estándar internacional o nacional, como XML (Extensible Markup Language). En España, el formato más común es Facturae, un estándar basado en XML desarrollado para la facturación electrónica, especialmente en las relaciones con la Administración Pública.
Los sistemas de gestión empresarial (ERP), contabilidad y otros software pueden leer y procesar los datos de una factura estructurada automáticamente.
Factura electrónica no estructurada
La factura electrónica no estructurada es un tipo de factura electrónica que se emite en un formato digital, pero que no está organizada en un formato que permita su procesamiento automático por sistemas informáticos. Los ejemplos más comunes de facturas electrónicas no estructuradas son documentos en formato PDF , Word , JPEG o Excel.
Se emite en un formato que no sigue un estándar específico para el procesamiento automático de datos. El contenido está dispuesto de manera que es legible para humanos, pero no necesariamente para sistemas automatizados. Los formatos comunes incluyen PDF, Word, imágenes escaneadas (JPEG, PNG) y hojas de cálculo (Excel).
Aunque es digital, está diseñada para ser leída y comprendida por personas, no por máquinas. Esto significa que la extracción de datos de la factura requiere intervención manual o el uso de herramientas OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para convertir el texto en datos utilizables.
¿Quién está obligado a usar la factura electrónica?
En España, la obligación de usar la factura electrónica se ha ido expandiendo con el tiempo, afectando a diferentes tipos de entidades y situaciones. A continuación, se describen los principales grupos y circunstancias en las que el uso de la factura electrónica es obligatorio:
1. Facturación a la Administración Pública
- Empresas y autónomos que facturan a la Administración Pública : Desde el 15 de enero de 2015, todas las empresas y autónomos que emiten facturas a cualquier entidad de la Administración Pública (nacional, autonómica o local) están obligadas a hacerlo en formato electrónico.
- Facturae : Para este propósito, es obligatorio el uso del formato Facturae, un estándar XML desarrollado para la facturación electrónica en España.
- Portal FACe : Las facturas deben enviarse a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, conocido como FACe.
2. Empresas y autónomos
Con la Ley Crea y Crece, a partir de 2023, se ha establecido la obligatoriedad de utilizar la factura electrónica en las transacciones comerciales entre empresas y autónomos. Esta obligación se aplica de forma escalonada:
- Grandes empresas : Obligación desde 2023.
- Pymes y autónomos : Dependiendo de la facturación, la obligatoriedad se va extendiendo, con un plazo máximo para implementarla para 2025.
3. Sectores específicos
- Empresas del sector público y privado que participan en proyectos financiados con fondos públicos : Estas entidades también están obligadas a emitir y recibir facturas electrónicas.
- Contratistas y subcontratistas : Las empresas que trabajan como contratistas o subcontratistas para la Administración Pública también deben emitir facturas electrónicas.
4. Comercio internacional
Empresas que comercian con otros países de la Unión Europea. En ciertos casos, las empresas que operan a nivel internacional, especialmente dentro de la UE, están obligadas a usar la factura electrónica conforme a los estándares europeos, como la Directiva 2014/55/EU. sobre facturación electrónica en la contratación pública.
5. Otros casos específicos
Algunos sectores específicos con regulaciones propias, como el sector energético, las telecomunicaciones y otros servicios regulados, pueden tener obligaciones adicionales en cuanto al uso de la factura electrónica.
Excepciones y adaptaciones
En ciertos casos, pequeñas empresas o microempresas pueden estar exentas temporalmente, pero en general, la tendencia es hacia la universalización del uso de la factura electrónica.
En resumen, la obligatoriedad de la factura electrónica afecta principalmente a quienes interactúan con la Administración Pública, grandes empresas, y en un futuro próximo, a todas las empresas y autónomos en sus transacciones comerciales, marcando un paso importante hacia la digitalización y modernización del tejido empresarial en España.
Principales beneficios del uso de la factura electrónica
El uso de la factura electrónica ofrece numerosos beneficios para empresas, autónomos, la administración pública y en algunos casos, para los consumidores. Estos beneficios no solo se reflejan en términos de eficiencia operativa, sino también en aspectos económicos, legales y ambientales. Entre ellos, encontramos:
- Reducción de costes.
- Eficiencia y rapidez.
- Seguridad y autenticidad.
- Cumplimiento normativo.
- Mejora en la gestión empresarial.
- Sostenibilidad ambiental.
- Interoperabilidad y comercio internacional.
- Mejora en la relación con los clientes.
¿Cómo podemos ayudarte?
Prepararse adecuadamente para implementar el uso de la factura electrónica en tu gestión empresarial puede minimizar el estrés y ayudar a evitar problemas. Siguiendo estos pasos, puedes asegurarte de que estás bien preparado. Si tienes dudas o necesitas ayuda adicional, no dudes en contactar a un asesor laboral profesional.
Contacta a Expertos: Si necesitas asistencia personalizada, contacta a nuestros expertos en servicios fiscales y laborales. Podemos ayudarte a iniciar el proceso, preparar la documentación necesaria y representarte.